Dokumentation Gefährdungsbeurteilung: Als Arbeitgeber solltest du das unbedingt wissen

Dokumentation Gefährdungsbeurteilung: Als Arbeitgeber solltest du das unbedingt wissen

Person der die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung macht
Die Dokumentationspflicht für eine Gefährdungsbeurteilung muss eingehalten werden. (Bild ©freepik.com)

Gefährdungsbeurteilung: Anforderungen an die Dokumentation

Du weißt, dass du für die Gewährleistung sowohl der Sicherheit als auch der Gesundheit deiner Mitarbeiter als Arbeitgeber verantwortlich bist. Aber hast du je von einer Gefährdungsbeurteilung und der zugehörigen Pflicht der Dokumentation gehört?

Gesundheitsrisiken unterscheiden für deine Angestellten je nach Branche. Das betrifft buchstäblich jeden einzelnen Arbeitsplatz und die Gesamtheit aller Arbeitsplätze in deinem Betrieb sowie an allen Standorten deines Unternehmens in Deutschland. Dafür bist du als Arbeitgeber immer persönlich verantwortlich. Die Gefährdungsbeurteilung und ihre Dokumentation spielen in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle für dich.

Die Gefährdungsbeurteilung, was ist das ganz genau?

Mittels einer Gefährdungsbeurteilung werden Risikolagen und Gefährdungspotenziale analysiert, die mit der unmittelbaren Tätigkeit deiner Arbeitnehmer an ihren Arbeitsplätzen verbunden sind. Diese Gefährdungsbeurteilung ist eines der wichtigsten Instrumente zur Vermeidung von Arbeitsunfällen, zur Verhinderung von Berufserkrankungen und zur Prävention von psychischen Belastungen durch Vorbeugung. Deshalb ist die Gefährdungsbeurteilung ein so enorm wichtiger Bestandteil deines betrieblichen Gesundheitsmanagements. Außerdem ist es laut Arbeitsschutzgesetz für dich als Betriebsverantwortlicher auch verpflichtend.

Mit welchen Gefährdungen ist ein Arbeitsplatz behaftet?

Gefährdungen am Arbeitsplatz hängen stark von der Tätigkeit ab. Zum Beispiel ist in einigen Berufen die physische Belastung außergewöhnlich hoch. In anderen Berufen ist dagegen der psychische Arbeitsstress ein gravierendes Problem. Nach Abschnitt 5 des Arbeitsschutzgesetzes können Gefährdungen am Arbeitsplatz wie folgt verursacht sein:

● Unstimmiges Design des Arbeitsplatzes
● Ungünstige physikalische sowie biologische und chemische Faktoren
● Ungeeignete Arbeitsmittel, Anlagen und Materialien sowie Maschinen
● Ineffiziente Arbeitsmethoden, Abfolgen der Arbeitsprozesse
● Zu eng getaktete Arbeitszeiten
● Das Zusammenspiel dieser Faktoren
● Ungenügende qualifizierte Mitarbeiter
● Unzureichende Ausbildung der Mitarbeiter
● Psychischer Belastung

Wie ist eine Gefährdungsbeurteilung vorzubereiten?

Um eine Gefährdungsbeurteilung professionell vorzubereiten, sollte sie einem festen Muster folgen. Dazu gehören sieben Schritte:

1. Identifizierung der Arbeitsprozesse, -abläufe und Arbeitsbereiche
2. Erkennen und benennen der Gefahren
3. Einschätzung der Gefährdung
4. Gegenmaßnahmen entwickeln
5. Vorkehrungen treffen und umsetzen
6. Gute Leistungen honorieren
7. Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung fortschreiben

In diesem Artikel erfährst du, was die einzelnen Schritte beinhalten. Eines sei dir versichert, du bist mit Aufrechterhaltung der Arbeitsplatzsicherheit nicht allein. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt die schriftliche Bestellung eines Betriebsarztes und einer Fachkraft für Arbeitssicherheit (FaSi). Beide unterstützen dich mit ihrem Expertenwissen und mit ihrer Praxiserfahrung. Sie stehen auch in direktem Austausch mit deinen Leuten und sind in der Lage, Spannungssituationen sowie Gefahrenbereiche sicher einzuschätzen. Der oder die Arbeitssicherheitsbeauftragte deinem Unternehmen trägt ebenfalls aktiv zur Arbeitssicherheit bei.

Gibt es Gruppen, denen bei der Gefährdungsbeurteilung besonders zu berücksichtigen ist?

Ja, es gibt meistens Leute unter den eigenen Angestellten, die eines Sonderschutzes bedürfen. Schwangere gehören dazu. Das Mutterschutzgesetz fordert, dass weder die Unversehrtheit der Schwangeren noch die des Kindes durch die Arbeit gefährdet ist. Deswegen sind alle Risiken am Arbeitsplatz für Schwangere von Beginn an zu berücksichtigen. Du solltest keinesfalls solange warten, bis eine Mitarbeiterin dir sagt, dass sie schwanger ist. Neben Schwangeren müssen auch junge Arbeitnehmer besonderen Schutz nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz erfahren.

Warum ist die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung wichtig?

Um Schutzmaßnahmen wirksam zu planen, sind Risiken und Gefährdungen schriftlich zu dokumentieren. Weiterhin bezweckt die Dokumentation, dass die Effektivität der Maßnahmen überprüft ist. So gewinnt die Dokumentation eine immense Bedeutung bei der ständigen Präzisierung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes. Ferner dienen sie als Fundament für Betriebsanweisungen zur Sicherung deiner Belegschaft. Die Dokumentation ist ebenfalls für deine FaSi, deinen Betriebsarzt und auch für die Sicherheitsfachkraft wichtig. Gemeinsam könnt ihr die richtigen Prioritäten für eure künftigen Aufgaben setzen. Bei einem Arbeitsunfall dient eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung auch als Beweis dafür, dass du deinen Pflichten als Arbeitgeber zum Schutz deiner Angestellten gesetzeskonform nachgekommen bist.

Die Dokumentation ist die Basis für:

1. die Arbeit des Ausschusses für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
2. für Arbeitnehmer und Betriebsräte das Recht auf Information
3. das Recht deiner Mitarbeiter, über Gefährdungen am Arbeitsplatz unterrichtet zu werden
4. das Reintegrationsmanagement
5. Betriebskontrollen seitens der Berufsgenossenschaft und anderer Behörden

Seit wann besteht für die Gefährdungsbeurteilung eine Dokumentationspflicht?

In Sachen Gefährdungsbeurteilung besteht eine Dokumentationspflicht erst seit dem 21. August 1997. Sie ist im § 6(1) des Arbeitsschutzgesetzes enthalten. Arbeitgeber müssen unbedingt wissen, dass aktuelle Gefährdungsbeurteilungen und deren Dokumentation jederzeit verfügbar sein müssen, bevor deine Leute ihre Arbeit aufnehmen. Abschnitt 3 der Arbeitsplatzverordnung legt das fest.

Was beinhaltet die Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung?

Die Dokumente müssen eine Vielzahl an Informationen beinhalten. Die konkrete Bezeichnung des Arbeitsbereichs oder des Arbeitsplatzes gehört ebenso dazu wie eine klare Gefahrenanalyse der Arbeitsbedingungen. Die Person, die die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt, muss ebenfalls protokolliert sein. Die Gefährdungen und die Belastungen am Arbeitsplatz sind systematisch aufzulisten und genau zu darzulegen. Neben der Darlegung der Gefahren muss die Dokumentation auch die Gefährdungsbeurteilung enthalten. Dazu gehört eine Übersicht von Kriterien zur Gefährdungsbeurteilung. 

Zusätzlich sind die Schutzziele (oder Arbeitsschutzmaßnahmen) aufzulisten. Es müssen ganz spezifische organisatorische und technische, aber es sind auch persönliche Maßnahmen zu bestimmen. Auch die Namen der Verantwortlichen, die Resultate von Mitarbeiterinterviews, Arbeitsunfallberichte und die Ergebnisse der Überwachung der zu ergreifenden Maßnahmen sind zu dokumentieren. Schließlich dürfen das genaue Datum dieser Gefährdungsbeurteilung und der Name des Durchführenden nicht fehlen. 

Generell sollte die Gefährdungsbeurteilung immer auf den neuesten Stand dokumentieren. Bei Veränderungen des Arbeitsablaufs, der eingesetzten Arbeitsmittel oder einer gesetzlichen Bestimmung sind die entsprechenden Risiken gänzlich neu zu bewerten. Ein Arbeitsunfall ist ebenfalls immer ein Grund für eine neue Gefährdungsbeurteilung. Weiterführende Informationen hierzu sind bei den Berufsgenossenschaften und anderen Aufsichtsbehörden erhältlich.

Gilt die Pflicht zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung für jedes Unternehmen?

Ja! Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass jedes Unternehmen die Unversehrtheit und auch die Sicherheit seiner Belegschaft gewährleisten und dies exakt zu dokumentieren hat. Die Unfallverhütungsvorschrift DGUV 1 verlangt, dass die Pflicht zur Dokumentation erfüllt sein muss, wenn ein Arbeitsschutzmodell ausgewählt ist. Dies gilt jedoch nicht für Fälle, in denen eine Behörde eine Dokumentation angeordnet hat. Flexiblere Regeln gelten für Kleinunternehmen mit zehn oder auch mit weniger Mitarbeitern.

Wie steht es um den Datenschutz?

Seit der Ankündigung des DSGVO am 25. Mai 2018 ist der Datenschutz noch sehr viel wichtiger geworden. Diese Art von Daten werden allgemein nicht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung aufgenommen. Sie dienen lediglich dazu, die konkreten Arbeitsbedingungen zu beschreiben und diese zu bewerten. Deine Leute haben allerdings auch das Recht, über alle Gefährdungen bei der Arbeit umfassend informiert zu sein und, falls nötig, auf die Dokumentation auch zugreifen zu können. Die Unfallversicherungsträger und die Gesundheitsbehörden können ebenfalls Zugang zu diesen Unterlagen einfordern.

Braucht die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung eine besondere Form?

Über die Form der Dokumentation macht der Gesetzgeber keine Angaben. Die Empfehlung des Werkstedters für eine schnelle und einfache Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung ist die Online-Grundsicherung des Werkstedter-Service für kleine und mittlere Unternehmen. Dazu gehört nicht nur die gesetzeskonform vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung, sondern auch die schriftliche Bestellung von Fachkräften für Arbeitssicherheit und eines Betriebsarztes.

Ferner erhalten deine Mitarbeiter präzise Schulungen für alle relevanten Themen. Hast du Fragen zum Grundschutz, zu Unterstützungsmodellen oder zur allgemeinen Arbeitssicherheit, zögere bitte nicht, den Werkstedter jederzeit zu kontaktieren.

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